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E.DIS AG
Effiziente Außendiensteinsätze dank digitaler Checklisten

Mobile Zustandsdokumentation bei der E.DIS AG

Mit mehr als 35.000 km2 verfügt die E.DIS AG in Brandenburg und Mecklenburg Vorpommern über eines der größten Netzgebiete für Strom und Gas in Deutschland. Die Instandhaltungsaufgaben im Netzgebiet werden bereits durch den Einsatz einer Workforce Management Lösung sehr effizient gestaltet. Durch digitalisierte Checklisten laufen jetzt alle Informationen zu den Arbeitseinsätzen hochautomatisiert in die SAP-Systeme.

Als Gasnetzbetreiber für Teile Brandenburgs und den Ostteil Mecklenburg-Vorpommerns ist die E.DIS AG für die Instandhaltung von mehr als 4.500 km Gasleitung inklusive der technischen Peripherie verantwortlich. Entsprechend wichtig ist es, die Arbeitseinsätze im Instandhaltungsbereich mit einem hohen Automatisierungsgrad zu planen und durchzuführen. Zu diesem Zweck sind im SAP-System alle relevanten technischen Informationen inklusive Wartungszyklen in den technischen Fachdatenbanken hinterlegt. Aus dem SAP-System heraus werden die Arbeitsaufträge automatisch oder manuell angestoßen. Die Aufträge werden dafür mit den notwendigen Geokoordinaten, Planzeiten sowie Qualifikationsanforderungen versehen und an die Workforce Management Lösung weitergeleitet.

Abhängig von den Qualifikationen und vom Wohnort der Techniker (beim Start aus der Fläche) sowie deren Arbeitszeiten wird im Auftragssteuerungssystem ClickSchedule ein zentraler Einsatzplan erstellt und die Arbeitsaufträge an die jeweiligen Mitarbeiter weitergeleitet. Die Auftragsübertragung erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung zur mobilen Anwendung wobei gleichzeitig mit den Terminen auch notwendige technische Informationen sowie Geoinformationen auf die im Einsatz befindlichen Panasonic Toughbooks übertragen werden.

 

Wartungs- und Inspektionsprotokolle

Während die Planungsprozesse sehr effizient ablaufen, existierte im Bereich der Arbeitsdokumentation noch Optimierungspotential. Wie bei vielen anderen Netzbetreibern wurden auch bei der E.DIS AG die Wartungs- und Instandhaltungsprotokolle von den Technikern im ersten Schritt in Papierform ausgefüllt und per Unterschrift bestätigt. Die dabei festgestellten Mängel an den Betriebsmitteln mussten sowohl auf dem Protokoll als auch in der mobilen Anwendung erfasst werden. Diese Doppelerfassung kostete unnötig Zeit. Durch das handschriftliche Ausfüllen der Protokolle kam es aufgrund von schlechter Lesbarkeit immer wieder zu Problemen bzw. Rückfragen bei der Kontrolle durch den Anlagenverantwortlichen. Zudem benötigte die Archivierung der Papierprotokolle viel Platz im Archiv und war sehr arbeitsaufwändig. Die Suche der entsprechenden Protokolle kostete viel Zeit, war nicht ortsunabhängig und einfach im SAP-System möglich. Aber auch aus Gesamtsicht war der Workflow bei der E.DIS AG problematisch, da es speziell bei einem Protokoll mit erfassten Mängeln keine Dokumentation über die abschließende Prüfung des Protokolls durch den Anlageverantwortlichen gab.

Aus diesen Gründen entschloss sich die E.DIS AG im Sommer 2015, in SAP-PM digitale Checklisten für die Dokumentation aller Wartungsaufträge im Gasnetz einzuführen, die eine parallele Papierdokumentation überflüssig machen. Als externer Projektpartner im 14-köpfigen Projektteam fungierte dabei neben der SAP AG die Berliner Wessendorf Software & Consulting GmbH (WSC). Die WSC verfügt über langjährige Erfahrung bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse im technischen Service und entsprechende IT-technische Kompetenz bei der Umsetzung und Einführung mobiler SAP-Lösungen. Das Unternehmen unterstützte die E.DIS AG bei der passgenauen Ausgestaltung ihrer Serviceprozesse sowie beim kompletten Implementierungsprojekt bis hin zum Rollout.

 

Generische Prüfpläne - spezifische Checklisten

Zu jedem Arbeitsplan, der Checklisten erfordert, ist eine eigene Checklisten-Vorlage (Prüfplan) im System hinterlegt, die den maximal möglichen Checklistenumfang vorgangsspezifisch definiert. Dabei kann ein Prüfplan mehrere Prüfplanvorgänge umfassen und sowohl für Technische Plätze als auch für Equipments verwendet werden. Bei der Erzeugung der Checklisten für einen Auftrag entsteht je technischem Objekt des Auftrages maximal eine Checkliste. Dabei steuern die Vorgänge des Auftrages, welche Prüfplanvorgänge relevant sein können. Die spezifischen Merkmalsdaten der technischen Objekte des Auftrages steuern, welche Prüfungen des Prüfplanvorgangs für das jeweilige Objekt je Auftragsvorgang auszuführen sind. So werden beispielsweise bei einem Wartungsauftrag zur Überprüfung eines Hausanschlusses mit einem angeschlossenen Gas-Hausdruckregler zwei Checklisten erzeugt (da zwei technische Objekte). Dabei wird z.B. die Regler-Checkliste in Abhängigkeit vom verbauten Regler-Typ gestaltet, damit nur die für den jeweiligen Regler-Typ relevanten Punkte in die Überprüfung einbezogen werden.

Die Checklisten-Erzeugung für einen Auftrag erfolgt nicht bereits bei Auftragsanlage, sondern erst im Rahmen der Auftragsterminierung und -zuordnung, so dass immer die aktuellsten Fachdaten und Check­listen-Vorlagen zum Einsatz kommen.

 

Checklisten im Mobileinsatz

Nach der Erstellung der Checklisten des Auftrages werden diese im Rahmen der Auftragssynchronisation auf die mobilen Endgeräte der Servicetechniker weitergeleitet. Falls eine Checkliste mehrere Vorgänge enthält, können diese auch verschiedenen Technikern zur Bearbeitung zugewiesen sein. Beim Speichern der Checklisten-Eingabe vor Ort in der mobilen Anwendung werden zu jedem einzelnen Eintrag jeweils das Datum, die Uhrzeit und der Erfasser direkt in der Checkliste gespeichert. So kann bei später auftretenden Schadensfällen nachgewiesen werden, wer die Prüfung zu welchem Zeitpunkt durchgeführt hat.

Die Mobillösung der E.DIS AG ist so konzipiert, dass die Monteure die Checkliste in der mobilen Anwendung erst vollständig ausfüllen und speichern müssen, bevor der Monteur den zugehörigen Auftragsvorgang abschließen kann.

Nach der Synchronisation der Ergebnisse wird im SAP-System je vollständiger Checkliste der Zustand der Anlage bewertet. Dabei werden gegebenenfalls in der Checkliste erfasste Werte automatisch an zugehörige Messpunkte weitergegeben.

Für Checklisten ohne festgestellte Mängel erfolgt die Bewertung automatisch, nur bei festgestellten Mängeln erfolgt sie manuell durch den Anlagenverantwortlichen, in der neu erstellten Listbearbeitung, die die Checklisten-Selektion nach Status, Standort, Organisationsdaten, Klasse etc. ermöglicht.

Nach Bewertung aller Checklisten eines Auftrages wird automatisch ein unveränderbares PDF-Dokument erstellt, das alle Einzel-Checklisten des Auftrages umfasst. Das PDF-Dokument wird im SAP-System abgelegt und sowohl mit den relevanten Technischen Objekten als auch mit dem Auftrag verlinkt. Erst danach ist der Abschluss des Auftrages möglich.

 

Fazit

Um für die E.DIS AG eine optimale Lösung zu implementieren, wurde die SAP-Beraterlösung an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst. Die Implementierung einer Listbearbeitung für Checklisten und Prüfergebnisse erleichtert die Durchführung und Dokumentation der Wartungsarbeiten erheblich. Eine wesentliche Bedingung für den Erfolg des Projektes war eine hohe Qualität der Fachdaten im SAP-System.

Ein weiterer wichtiger Baustein war die konsequente und kontinuierliche Einbeziehung der Mitarbeiter. Denn gerade bei der Erarbeitung und Abstimmung der Prozessabläufe gilt es, die Erfahrungen aus der Praxis zu berücksichtigen, damit die Lösung bei den Mitarbeitern auf hohe Akzeptanz trifft. So konnten durch die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter viele vormals manuelle Arbeitsschritte eingespart werden, wodurch die E.DIS-Monteure und die Anlagenverantwortlichen spürbar entlastet werden. So können inzwischen rund 95% der bearbeiteten Checklisten automatisch vom System abgeschlossen werden, ohne dass sie von den Anlagenverantwortlichen nachbearbeitet werden müssen. Durch die kontinuierliche Qualitätssicherung bei den Fachdaten wird diese Quote noch weiter steigen. Dank der digitalen Ablage zu den technischen Objekten im SAP sind die Checklisten jederzeit abrufbar und bieten damit eine gute Grundlage, die bereits sehr hohe Qualität bei den Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben der E.DIS AG zukünftig weiter zu verbessern.