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BLS AG
Effiziente SAP-Instandhaltungsprozesse

Mehr Transparenz dank mobiler Checklisten bei der BLS

Die Schweizer Bahngesellschaft BLS Netz AG setzt zur besseren Instandhaltung ihrer Bahn-Infrastruktur eine von der Berliner Wessendorf Software & Consulting entwickelte mobile Checklisten Lösung ein.

Die Techniker vor Ort werden mit Aufträgen und technischen Informationen bei der Umsetzung ihrer Aufgaben unterstützt und können die Ergebnisse der Instandhaltung über die Mobillösung direkt im SAP System dokumentieren. Zusätzlich werden die Kalkulation der Wartungsaufgaben und die Budgetplanung durch die innovative Lösung vereinfacht und erheblich transparenter.

Die Dokumentationspflichten von Anlagenbetreibern gegenüber den Aufsichtsbehörden haben sich in vielen Branchen deutlich erhöht. Gleichzeitig gestalten sich die Instandhaltungsprozesse durch die wachsenden Anforderungen an die Arbeitssicherheit und die einzuhaltenden Umweltschutzauflagen immer komplexer. Da die Anlagenverantwortlichkeit immer seltener direkt einzelnen Personen zugeordnet wird, sind heute deutlich mehr Mitarbeiter mit der Anlageninstandhaltung beauftragt. Für die fachgerechte Abwicklung dieser Aufgaben ist deshalb eine umfangreiche Wissensvermittlung über die anlagenspezifischen Kenntnisse an einen größeren Mitarbeiterkreis unerlässlich. In ERP-Systemen wie SAP sind umfassende Informationen zu Anlagen und technischen Objekten hinterlegt, die für die Umsetzung der Instandhaltungsaufgaben genutzt werden.

Bereits seit mehreren Jahren hat der Arbeitskreis Instandhaltung und Servicemanagement der deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e.V. (DSAG) bei der SAP eine Lösung zum Einsatz automatisch generierter Checklisten für die Instandhaltung gefordert. Jetzt entstand endlich eine Lösung, die die SAP-basierte Instandhaltung mit bereits verfügbaren Datenobjekten des Qualitätsmanagements, konkret mit Prüfplänen und Prüflosen, verknüpft. Die manuell oder durch hinterlegte Wartungspläne ausgelösten Aufträge werden automatisch mit Objektlisten befüllt, und daraus automatisch entsprechende Prüflose erzeugt. Nach Bearbeitung der einzelnen Prüflose, für die den Technikern auf ihren mobilen Endgeräten eine für jedes Objekt individuell erstellte digitale Checkliste bereitgestellt wird, werden danach die Ergebnisse mobil erfasst und in das zentrale SAP-System rückübertragen.

Im Rahmen der Einführung der Instandhaltungslösung SAP-PM bei der Schweizer Normalspur-Bahngesellschaft BLS Netz AG wurde das von SAP und DSAG entwickelte Konzept zum ersten Mal in der Praxis umgesetzt. Neben der SAP waren die BTC Business Technology Consulting AG und das Berliner Beratungshaus Wessendorf Software + Consulting an der Realisierung und Einführung der Lösung während zwei Jahren als Teilkompenente des Projektes „amiGO“ beteiligt.

 

Lösung im Praxisbetrieb

Das Inspektionsbeispiel der Weichen an einem Bahnhof zeigt den Einsatz der realisierten Lösung im Praxisbetrieb. Bei der BLS sind mehr als 100 unterschiedliche Weichen-Typen in Betrieb, die sich hinsichtlich der Bauform, Antriebe, Verschlüsse und Kontrollmaße unterscheiden. Für den Einsatz von Checklisten wurden im ersten Schritt im SAP-System die notwendigen Stammdaten hinterlegt. Jede Weichenart (z.B. Einfache Weiche, Doppelkreuzweiche etc.) wurde ausgeprägt und mit den jeweiligen Antriebstypen (z.B. elektrisch, manuell) kombiniert. Die Informationen zu den Instandhaltungsobjekten laufen dann mit den im SAP aufgeschlüsselten Instandhaltungstätigkeiten in einem aktuell erzeugten Wartungsplan zusammen. Auf deren Basis werden die einzelnen Prüflose generiert, die von den Mitarbeitern bearbeitet werden. Dafür werden die im SAP erzeugten Checklisten mit der Mobil-Lösung von Wessendorf Software & Consulting auf die mobilen Endgeräte der Techniker übermittelt.

Nach Aufruf der Checklisten werden die noch nicht bearbeiteten Prüflose des Instandhaltungsauftrages direkt angezeigt. In Form von Listen kann eine Zustandsbewertung der einzelnen Elemente auf Basis der hinterlegten Informationen vorgenommen werden. Dabei können sowohl quantitative wie qualitative Prüfmerkmale bearbeitet und Kurzkommentare ergänzt werden. Zur einfacheren Bearbeitung werden den Technikern für jede Weiche individuelle Grafiken und Sollwerte der einzelnen Objekte auf den Mobilgeräten zur Verfügung gestellt. Nach Beendigung der Inspektion werden die Daten ins SAP-Backend zurück übertragen.

Die prozessualen und organisatorischen Veränderungen innerhalb der Organisation und bei den Arbeitsabläufen der Techniker waren durch die SAP-Einführung gewaltig, weshalb die Mitarbeiter schrittweise an die neue Lösung herangeführt wurden. Schon sehr früh wurde damit begonnen, den konkreten Nutzen der neuen Lösung aufzuzeigen. Denn die Daten in einem zentralen System zu pflegen ist erheblich effizienter als die Einzelverwaltung in einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme. Die entwickelten Lösungsansätze wurden vor der Implementierung mehreren intensiven Praxistests unterzogen. Selbst bereits implementierte Lösungen wurden bei Bedarf nachträglich angepasst, wenn der Praxistest andere Ergebnisse zeigte.

So müssen etwa bei der Brückeninspektion auf engstem Raum und unter schwierigsten Bedingungen der Zustand und etwaige Mängel erfasst und parallel per Foto dokumentiert werden. Um sauber aufbereitete und separierte Daten über die Zustände und Mängel zu erreichen, wurde die mobile Lösung um eine Notizfunktion zur unstrukturierten Vorerfassung ergänzt, die eine schnellere Erstbearbeitung ermöglicht. Der Text kann dann später via ‚Copy & Paste‘ entsprechend zugeordnet werden. „Durch die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter und das begleitende Change Management ist unsere Checklisten-Lösung ein voller Erfolg, der sich für die BLS Netz AG rechnet“, sagt BLS-Lösungsarchitekt Ingo Teschke. „Denn letztlich profitieren alle Unternehmensbereiche und Beschäftigten von den effizienten und transparenteren Planungsprozessen und der mobilen Abwicklung der Instandhaltungsprozesse.“

 

BLS mobile Zustandserfassung
BLS mobile Zustandserfassung
Der Anlagenzustand kann direkt vor Ort durch Fotos dokumentiert werden.